Proposta per gestione contatti campi

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hycanus
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Re: Proposta per gestione contatti campi

Messaggio da hycanus » 20 ott 2011, 13:35

Quoto Alessio...sarei per snellire eliminando le mail inutili ai fini di una gestione ottimale sia delle comunicazioni generiche che delle iscrizioni ai campi. In quest' ultimo caso abiliterei (anche temporaneamente) la mail "campi@" agli organizzatori di turno.
Sento questa mia vita che sfugge, ma che non sfugge, perché è parte della stessa vita di quegli alberi. Una cosa bellissima, il disfarsi nella vita del cosmo ed essere parte di tutto. (Tiziano Terzani)

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Re: Proposta per gestione contatti campi

Messaggio da Duccio » 20 ott 2011, 13:40

sono d'accordo anche io sulle varie caselle, vedo delle difficoltà però nella gestione di campi@
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Re: Proposta per gestione contatti campi

Messaggio da Federico » 20 ott 2011, 15:25

Di seguito chi ha accesso a cosa.
pigrofalco ha scritto: 1) staff@canislupus.it
Accessibile da tutti.
pigrofalco ha scritto: 2)Per comunicazioni e problemi tecnici su sito e forum: webmaster@canislupus.it
Solo Fede.
pigrofalco ha scritto: 3)Per comunicazioni generiche: info@canislupus.it
Solo Duccio.
pigrofalco ha scritto: 4)Per comunicazioni su campi e viaggi: campi@canislupus.it
Duccio + Giuseppe (+ Fede da qualche settimana)
pigrofalco ha scritto: 5)Per comunicazioni su iscrizioni: iscrizioni@canislupus.it
Solo Duccio
pigrofalco ha scritto: 6)forum@canislupus.it (di servizio, spedisce le email dal server)
Solo Fede (viene utilizzato esclusivamente dal server)
pigrofalco ha scritto: 7)facebook@canislupus.it
Accessibile da tuttti.
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Re: Proposta per gestione contatti campi

Messaggio da Federico » 20 ott 2011, 18:08

pigrofalco ha scritto: La mia opinione è che siano troppi in generale, e che lo siano a maggior ragione se consideriamo che vengono gestiti in pratica da due persone, cioè Duccio e Fede (noi 4, franco, luca daniele e alessio, abbiamo accesso solo a Staff@), quindi senza il valore aggiunto e 'snellente' della suddivisione dei compiti procapite tra di noi.
Come specificato sopra non è tutto in mano a due persone.
pigrofalco ha scritto: Personalmente credo che con un solo account di posta si possa tranquillamente gestire tutto il traffico mail che passa per l'associazione.
Non sono daccordo, per vari motivi.
Alcuni servono necessariamente, come quello di servizio per il server.
Tu non hai idea dello spam che ci arriva sopra tutti i giorni, se ci avessi messo ad esempio l'indirizzo staff avrebbe inondato di merda la casella.

Poi, ogni ruolo dovrebbe avere il suo indirizzo email (che sia pubblicizzato o meno sul sito).
Per le caselle devono valere le stesse considerazioni fatte per questo forum, dove le sezioni private hanno ognuna il proprio gruppo di accesso dentro il quale posso inserire o togliere utenti, in questo modo abbiamo il pieno controllo di chi può accedere a cosa.

Per esempio per la sezione organizzazione campi ho creato un gruppo "gestione campi"; a questo gruppo ho associato tutte le persone che hanno un ruolo in questo senso. Risulta molto facile aggiungere o togliere in qualsiasi momento utenti a questo gruppo nel caso ce ne sia la necessità, senza che ciò vada ad intaccare la visibilità delle altre sezioni.

Con le caselle email è lo stesso, non esistono i gruppi di accesso ma ad esempio puoi condividere la password dell'account campi con Pippo che si è aggiunto ieri l'altro per via di una nuova destinazione senza che questo possa avere accesso a mail che non gli interessano/competono o che proprio non deve poter leggere.
pigrofalco ha scritto: Dico questo anche perchè il fatto di trovarsi di fronte a più indirizzi a mio avviso disorienta l'utente e crea poi i presupposti perchè nel gestirli noi si faccia confusione.
Secondo me nessun disorientamento, basta vedere la pagina dei contatti sul sito, più chiara di così si muore.
pigrofalco ha scritto: Vedi il caso di ieri in cui io e Luca pure in qualità di organizzatori - ma non avendone la password - non avremmo potuto accedere a campi@canislupus.it per sapere se Giovanni8788 aveva confermato anche lì la sua iscrizione al campo del Teso, come richiestogli dalle modalità inserite sul forum.
Nessuno tra Duccio e Fede gli ha confermato la correttezza della richiesta di adesione rispondendogli da campi@canislupus.it e Giovanni ha riscritto a me per chiedere tale conferma : allora voi vedete che gestire l'iscrizione con più di una mail non serve, mentre richiede una puntualità aggiuntiva nelle risposte che è un carico in più che ci possiamo a mio avviso vantaggiosamente togliere.
Io la password ce l'ho da qualche settimana quindi sono sempre stato nelle vostre condizioni fino a poco fa.
Non ho risposto al personaggio perchè non ce n'era motivo, avevate già risposto a sufficienza voi, che tipo di conferma avrei dovuto dargli, gli era già stato detto più volte che c'era posto e che mandando nominativo+telefono sarebbe stato iscritto. Per me era finita li, il problema non esiste.
Ho sempre puntualmente messo in copia a tutte le mail i diretti interessati ed aggiornato istantaneamente il foglio online, su questo penso ci sia poco da criticare.
pigrofalco ha scritto: La stessa Elena, poi regolarmente iscritta al campo del Teso, scriveva contemporaneamente a me a Luca e a campi@canislupus.it, dicendo a me e Luca "magari voi 2 fate prima a rispondermi.."
Qui sono daccordo, come avevo già detto a suo tempo, gli indirizzi email pesonali sono da evitare per portare avanti i cazzi dell'associazione, mio errore averli inclusi sia nel programma che nelle risposte (avrei dovuto metterli in copia nascosta).

Per le tempistiche di risposta invece, probabilmente questa Elena si droga perchè io rispondo sempre quasi in real-time essendo sempre collegato sia in ufficio che in mobilità. Male che vada rispondo dopo un paio di ore se quando sono al lavoro sono a pecora (praticamente sempre).
Guardatevi a riprova date/orari sulle mail di risposta alle quali eravate in copia....ma cosa pretende la gente....non siamo mica un call center....
Anche in questo caso il problema non esiste, l'efficenza è stata massima.
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Re: Proposta per gestione contatti campi

Messaggio da pigrofalco » 21 ott 2011, 10:37

Premesso che queste considerazioni non sono una critica ma un tentativo di cogliere aspetti migliorabili e immaginando che tutti siamo consapevoli del lavoro degli altri.



-Abbiamo 6 mail-account per il forum e per il sito, più 1 per facebook.
-Su 6 mail 5 sono gestite, ad essere ottimisti, da 2 persone, visto che Giuseppe si sarebbe ritirato dal compito e Fede se ne occupa da alcune settimane.
-Vuol dire che l'80% di 6 mail viene gestito da 2 persone su 6 (Duccio, Daniele, Franco, Federico, Luca, Alessio), quindi dal 33% del personale dello Staff.
- Mi sembra pacifico che dal punto di vista dell'efficienza dell'allocazione del lavoro si possa migliorare.

6 mail, oltre a dover essere gestite, secondo me danno l'idea di una eccessiva burocratizzazione delle procedure interne al forum, un'immagine non positiva. Non conosco siti/associazioni che abbiano questo numero di mail nella pagina dei contatti, qui e qui due esempi.

Per motivi analoghi a mio avviso non servono una persona o una mail dedicate ai campi: un traffico di 20 mail mensili (ottimistico anche qui) di interessati ai campi csdl lo si può tranquillamente gestire con info@canislupus o con uno degli altri 5 account già esistenti. Chiunque di noi gestisce tramite la propria casella personale di posta un traffico esponenzialmente maggiore.


A mio avviso sarebbe ampiamente sufficiente lasciare:

Staff@ con accesso a tutti e 6, per registrazione partecipazioni ai campi e/o info di vario genere.
Webmaster@ per Fede.
Info@ solo per Duccio.

In ultimo due righe sul google doc.
Sempre a mio avviso l'utilizzo di tale supporto per il nostro scopo presenta criticità varie, la prima delle quali è quella per la quale è possibile equivocare su chi tra 4/5 persone addette alla gestione del documento abbia fatto una modifica ovvero inserito/tolto voci, nomi, persone. Così è accaduto con Giuseppe ad esempio e non una sola volta.

Secondo me sarebbe estremamente più semplice, più sicuro, quindi migliore, aprire un topic apposito per le iscrizioni ad ogni campo, ed aggiornarlo via via con nomi e cognomi dei partecipanti, avendo bene in evidenza a quel punto il nome di chi ha effettuato l'aggiornamento.

Chiedo di nuovo per favore i pareri degli altri staffini, per chiudere la questione ed eventualmente dedicarci ad altre.
Alessio Pieragnoli, Consigliere Canislupus Italia.

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Re: Proposta per gestione contatti campi

Messaggio da pigrofalco » 21 ott 2011, 10:49

Federico ha scritto:
pigrofalco ha scritto: Vedi il caso di ieri in cui io e Luca pure in qualità di organizzatori - ma non avendone la password - non avremmo potuto accedere a campi@canislupus.it per sapere se Giovanni8788 aveva confermato anche lì la sua iscrizione al campo del Teso, come richiestogli dalle modalità inserite sul forum.
Nessuno tra Duccio e Fede gli ha confermato la correttezza della richiesta di adesione rispondendogli da campi@canislupus.it e Giovanni ha riscritto a me per chiedere tale conferma : allora voi vedete che gestire l'iscrizione con più di una mail non serve, mentre richiede una puntualità aggiuntiva nelle risposte che è un carico in più che ci possiamo a mio avviso vantaggiosamente togliere.
Io la password ce l'ho da qualche settimana quindi sono sempre stato nelle vostre condizioni fino a poco fa.
Non ho risposto al personaggio perchè non ce n'era motivo, avevate già risposto a sufficienza voi, che tipo di conferma avrei dovuto dargli, gli era già stato detto più volte che c'era posto e che mandando nominativo+telefono sarebbe stato iscritto. Per me era finita li, il problema non esiste.
Premesso anche qui che il tipo in questione non si era presentato nel migliore dei modi e che alla fine l'accaduto è irrilevante come dimensioni, io credo che chi spedisce una mail per iscriversi si aspetti sempre una risposta di conferma, fosse solo "ok, sei iscritto". Mi sembra l'atteggiamento più normale e più logico da parte di chiunque. Tu dici invece "no", a campi@ basta spedire la mail e non bisogna aspettarsi nulla, eppure ciò è controintuitivo, tortuoso ed in grado a mio avviso di creare i presupposti per equivoci, proprio come quello occorso ieri. Chi scrive dovrebbe dunque attendersi una risposta da alessio e luca ma non da campi@ a cui però deve irrevocabilmente spedire la stessa richiesta. Mi ripeto, non è lineare, non fila via liscio, è un meccanismo secondo me da rivedere.

per me buona la tua soluzione di mettere in copia nascosta le mail personali, di modo che a rispondere e come contatto mail in chiaro ci sia solo staff@, come suggerito sopra.
Alessio Pieragnoli, Consigliere Canislupus Italia.

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Re: Proposta per gestione contatti campi

Messaggio da Federico » 21 ott 2011, 11:12

pigrofalco ha scritto: Premesso anche qui che il tipo in questione non si era presentato nel migliore dei modi e che alla fine l'accaduto è irrilevante come dimensioni, io credo che chi spedisce una mail per iscriversi si aspetti sempre una risposta di conferma, fosse solo "ok, sei iscritto". Mi sembra l'atteggiamento più normale e più logico da parte di chiunque. Tu dici invece "no", a campi@ basta spedire la mail e non bisogna aspettarsi nulla, eppure ciò è controintuitivo, tortuoso ed in grado a mio avviso di creare i presupposti per equivoci, proprio come quello occorso ieri. Chi scrive dovrebbe dunque attendersi una risposta da alessio e luca ma non da campi@ a cui però deve irrevocabilmente spedire la stessa richiesta. Mi ripeto, non è lineare, non fila via liscio, è un meccanismo secondo me da rivedere
Vedi tu hai preso come esempio l'eccezione, l'anomalia....io non ho risposto SOLO a questo personaggio, per via che era già stato avvertito della presenza del posto e di come fare per iscriversi.
TUTTI gli altri hanno ricevuto risposta naturalmente, siete in copia alle mail e potete verificare.

Comunque, a scanso di equivoci, sono favorevole a qualsiasi tipo di modifica/implementazione....daltronde l'ho aperto io questo topic chiedendo pareri. ;)
Vagliate tutte le possibili idee che vi vengono in mente per snellire l'iter.
Io avrei delle idee addirittura per informatizzare le richieste (un form che l'utente riempie ed invia ad esempio).
Purtroppo ho le idee ma non il tempo, magari avessi qualcuno con le conoscenze per darmi una mano....di colleghi competenti quanto e più di me ne ho tanti ma nessuno ha il tempo/voglia di affiancarmi e/o è disposto a lavorare per la gloria.
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Re: Proposta per gestione contatti campi

Messaggio da DanieleC » 21 ott 2011, 12:31

Sinceramente anche io la penso come Alessio e lo quoto in tutto....troppe caselle (la Nokia_Siemens forse ne ha meno.... :mrgreen: )
quoto anche il discorso di google doc che al momento non occupandomi( per ora) di campi non ho avuto modo di testare....
un topic in area privata del tipo esempio Iscrizione Campo Foresta del Teso dove si aggiungono i partecipanti domando,potrebbe andar bene?
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Re: Proposta per gestione contatti campi

Messaggio da Federico » 21 ott 2011, 12:47

Un topic in area privata no, casomai nella sezione per la gestione dei campi.

Comunque non vedo valore aggiunto nell'avere una lista in un topic piuttosto che su uno sheet excel, entrambe sarebbeo online.

I vantaggi di avere il foglio su google è che la forma dei dati è tabellare e puoi condividerlo con chi ti pare, anche se non ha accesso al forum.
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Re: Proposta per gestione contatti campi

Messaggio da Federico » 21 ott 2011, 13:23

pigrofalco ha scritto:6 mail, oltre a dover essere gestite, secondo me danno l'idea di una eccessiva burocratizzazione delle procedure interne al forum, un'immagine non positiva. Non conosco siti/associazioni che abbiano questo numero di mail nella pagina dei contatti, qui e qui due esempi.
Mi hai preso come esempio due organizzazioni enormi (specialmente la seconda).
E' normale che non ci siano pubblicizzate 124 mail.
Questi hanno x persone "in ascolto" ad 1 o 2 caselle mail che filtrano Nmila messaggi al giorno.
pigrofalco ha scritto:Per motivi analoghi a mio avviso non servono una persona o una mail dedicate ai campi: un traffico di 20 mail mensili (ottimistico anche qui) di interessati ai campi csdl lo si può tranquillamente gestire con info@canislupus o con uno degli altri 5 account già esistenti. Chiunque di noi gestisce tramite la propria casella personale di posta un traffico esponenzialmente maggiore.
Il numero di mail è minimo 20 a settimana casomai, specialmente in prossimità dello svolgimento dei campi.
Indipendentemente dalla casella dedicata, una persona che ha il compito di supervisionare e smistare/inoltrare ci vuole per forza, che facciamo, ci stiamo sempre a chiedere "oh rispondi te a tizio?" piuttosto che "ma chi ha risposto al tale che i posti non erano più disponibili?", oppure "ma come, non lo dovevi segnare te il tale?". E' capitato e continuerà a capitare.
Questo compito è abbastanza delicato e ci vogliono precisione e solerzia, non si può dormire come è capitato a Giuseppe in varie occasioni.
E badate bene che a me personalmente non interessa affatto ricoprire questo ruolo, lo può fare chiunque sia interessato.

Dipenderà da caso a caso, ma per quanto mi riguarda avere una mail per "comparto" è sicuramente meglio che avere un calderone unico perchè se un giorno vuoi che una persona ti aiuti nella gestione dei campi gli dai accesso alla casella campi senza preoccuparti che possa avere accesso a mail che non gli interessano o competono o che non deve poter leggere.
Inoltre in questo modo se volessi, io che non sono "l'addetto" ai campi me ne potrei sbattere i coglioni delle relative email perchè non configuro proprio l'account.

Sarà che ho la mentalità informatica ed ormai ho il paradigma dell' Access Control List stampato nel dna, ma trovo enormemente più flessibile e gestibile questo tipo approccio.
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