Gestione email campi

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Federico
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Gestione email campi

Messaggio da Federico » 07 feb 2012, 13:16

Non è stato ancora deciso come gestire l'email dei campi, ne avevamo discusso in passato.

Ci sono varie casistiche, ve ne propongo alcune poi fate le vostre considerazioni e vediamo di decidere in tempi brevi.

caso 1)
Email utilizzata da una sola persona dello staff (responsabile campi) che si occupa di gestire tutte le richieste di prenotazione e di aggiornare il file online condiviso, ogni mail viene girata per conoscenza al diretto interessato (organizzatore/i).
Se contattati privatamente (nel senso al proprio indirizzo di posta o per telefono), gli organizzatori DEVONO obbligatoriamente rispondere alle persone mettendo in copia campi@canislupus.it, in modo che la persona che gestisce sia aggiornata e possa agire di conseguenza (aggiornamento foglio condiviso, discussioni, ecc).

Pro: bassa probabilità di perdita informazioni
Contro: tutto in mano ad una persona, rischio di scarsa affidabilità , dilatazione dei tempi di risposta, ecc

caso 2)
Un'indirizzo email per ogni campo (es campi.acquerino@canislupus.it, campi.pnfc@canislupus.it, ecc).
Ogni singolo account di posta è gestito dai rispettivi organizzatori e dal responsabile campi (inoltro automatico posta in arrivo in modo che sia aggiornato).
Gli organizzatori per qualsiasi comunicazione riguardante i campi DEVONO utilizzare l'account canislupus VIA INTERFACCIA WEB in modo che la posta inviata sia tracciata e consultabile dal responsabile dei campi (mettere comunque SEMPRE in copia il responsabile in ogni messaggio spedito).
NON DEVONO utilizzare l'indirizzo personale.
In questo modo il responsabile dei campi funge da supervisore e non si occupa di tenere traccia delle adesioni che sono a carico degli organizzatori (aggiornano il foglio online, scrivono gli aggiornamenti nei topic relativi al proprio campo, ecc).

Pro: bassa probabilità di perdita di informazioni, più persone sono a conoscenza dei contatti in corso, ogni responsabile si concentra sul proprio campo e sgrava il responsabile che funge da supervisore e coordinatore
Contro: boh

Altri casi possono essere un misto dei due o qualsiasi cosa vi viene in mente, per favore pensateci e datemi una vostra impressione, grazie.
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Re: Gestione email campi

Messaggio da DanieleC » 07 feb 2012, 13:34

volevo approfondire questa cosa...e mi hai letto nel pensiero.
Per me nessun problema se si trova qualcuno che si occupa dei campi e rigira la mail ai vari organizzatori.
Per quanto riguarda noi qui per il campo di Montioni abbiamo deciso che la gestione dei campi l'abbia solo uno....
esempio la mail pubblicizzata in questo caso è la mia personale(per me nessun problema)
Chi si vuole iscrivere come spiegato nel programma spedirà una mail a me e a campi@canislupus.it,poi saro' io ad aggiornare il foglio
secondo me comuque ognuno devo gestire i propri campi e ovviamente mettere a conoscenza l'associazione,
senza tante menate di rigiri mail e casini....a mio avviso questo è il sistema piu' semplice,
se c'è uno sbaglio la colpa se la prende a chi arriva le mail,senza tanti scarichi di colpe,e si eviterebbero discussioni.
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Re: Gestione email campi

Messaggio da pigrofalco » 07 feb 2012, 13:42

Direi caso 2 ma anche 3, nel senso che ogni responsabile di campo ( uno per campo e non 14 ) gestisce iscrizioni e prenotazioni aggiornando via via il SUO thread QUI sul forum, il supervisore non c'è e non serve se tutti leggiamo e controlliamo QUEL thread, a partire da Duccio. Quindi niente mail in copia che poi non arrivano che poi non vengono lette etc etc . Semplice condivisione su QUESTA piattaforma di iscrizioni e aggiornamenti. Ovviamente abolito il documento di google, con pena della tortura a chi lo proponesse di nuovo.
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Re: Gestione email campi

Messaggio da DanieleC » 07 feb 2012, 13:47

pigrofalco ha scritto:Direi caso 2 ma anche 3, nel senso che ogni responsabile di campo ( uno per campo e non 14 ) gestisce iscrizioni e prenotazioni aggiornando via via il SUO thread QUI sul forum, il supervisore non c'è e non serve se tutti leggiamo e controlliamo QUEL thread, a partire da Duccio. Quindi niente mail in copia che poi non arrivano che poi non vengono lette etc etc . Semplice condivisione su QUESTA piattaforma di iscrizioni e aggiornamenti. Ovviamente abolito il documento di google, con pena della tortura a chi lo proponesse di nuovo.
per me va benissimo! TE LO APPOGGIO ! :mrgreen: :lol:
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Re: Gestione email campi

Messaggio da Federico » 07 feb 2012, 15:08

pigrofalco ha scritto:Quindi niente mail in copia che poi non arrivano che poi non vengono lette etc etc .
Le mail in copia arrivano per forza a meno che uno non sbagli a scrivere l'indirizzo (l'inoltro automatico non sbaglia), se non vengono lette beh dipende da chi è il responsabile.

Un supervisore ci vuole comunque perchè deve verificare che tutto prosegua secondo gli schemi stabiliti, perchè comunque ci sarà sempre qualcuno che scrive allo staff, manda messaggi privati, piccioni viaggiatori, ecc.

Inoltre chi si occupa di gestire i topic in chiaro? Ad aggiornarli eventualmente (intendo il primo messaggio che possono editare solo admin e moderatori), chi si occupa di gestire le comunicazioni su altri canali? (facebook, altri siti/forum, ecc).

Chi sta dietro ai pagamenti?

C'è bisogno di una figura che in qualsiasi momento sa come stanno le cose in generale, perchè il singolo responsabile del singolo campo non sa cosa accade per gli altri.

Questo facilita anche nel seguire uno standard, altrimenti si rischia che ognuno porti avanti le cose a suo modo, invece ogni campo deve essere gestito alla stessa maniera, presentato allo stesso modo nei medesimi canali, ecc.
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Re: Gestione email campi

Messaggio da Duccio » 07 feb 2012, 17:35

Per me va bene tutto, al momento mi scrivono a campi e annoto sullo spreadsheet senza problemi
La posta la leggo almeno tutti i giorni, se per qualche gg dovessi avere problemi posso passare il testimone.
Se invece ai singoli responsabili va di attivare una mail, etc etc. per me non è che meglio
Basta che sia una cosa chiara e unica....

ciao, d.
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Re: Gestione email campi

Messaggio da DanieleC » 07 feb 2012, 19:05

Un supervisore sono d'accordo che ci sia.....!al momento te Duccio.
potremmo aprire per ogni campo mano a mano ..una lista in organizzazione campi bloccarla ed aggiornare li' le varie iscrizioni...in modo tale che tutti gli organizzatori possono vedere,ma sarà cura degli organizzatori e del "campi@canislupus" tenerla aggiornata....!
Fede pensi che venga fuori casino...?
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