Campo PNFC 2012

[Luciano]

MI raccomando fai un report economico sul campo, sulla base del regolamento campi, per avere la parte spettante

Non mi è chiaro del tutto ciò che fare .... la somma dei costi sostenuti? .... (se sì, cosa rientra nei costi sostenuti ... e cosa no).


L.

[Duccio]

Dal regolamento:

Gestione proventi
I contributi versati dai partecipanti vengono così ripartiti:
- 20% a Canislupus Italia per le attività sociali
- 80% al responsabile del campo, per le spese personali sostenute (strutture ricettive, spese di viaggio, documentate da scontrini o ricevuti intestati a Canislupus Italia e per l’acquisto di attrezzatura rimarrà di proprietà di Canislupus Italia ma in uso al responsabile del campo.
Il responsabile del campo può destinare parte delle risorse derivanti dai contributi dei campisti per soggetti quali tecnici, ricercatori, guide ambientali, etc.
Anche le uscite per tali rimborsi dovranno essere documentate con scontrini, ricevute, etc.
Il responsabile può anche decidere di rilasciare a queste persone la tessera socio “benemerito”.

[Luciano]

Avevo letto il tutto, ... il problema è proprio quello degli scontrini: .... ne il gruppo Seghettina .. ne io, siamo in grado di emettere scontrini (per l'uso del generatore, videoproiettore, computer, ecc.) .. così come per l'uso degli automezzi per trasporto materiale e persone (fuoristrada e motocariola).

L.

[Duccio]

ciao Luciano, è normale...
l'importante per i rimborsi è che ci siano delle pezze d'appoggio per quell'importo.
Alcuni esempi:
- scheda carburante timbrata da distributori
- acquisto/i di materiale che possa essere legato all'attività svolta (che so... scarponi, attrezzatura per video-foto, etc)
- notula/fattura di qualcuno (...)

[pigrofalco]

Per quanto riguarda il discorso pagamento/iscrizioni, stiamo facendo confusione: nei campi si chiede più o meno da sempre il versamento prima del campo,

Noi per la partecipazione chiediamo il versamento preliminare al campo e tassativo della sola quota associativa ( e nemmeno al momento della preiscrizione) versamento che peraltro non vincola alla partecipazione di quel campo avendo validità annuale e potendo quindi venire utilizzato anche per gli altri campi. La quota di partecipazione al campo spesso viene pagata a mano, il vitto e l'alloggio direi sempre. Tale meccanismo crea lo spazio per disdette e rinunce dell'ultim'ora, del resto comunque sempre possibili. Eliminiamo la preiscrizione facendo pagare tutto all'atto dell'iscrizione, ovvero l'iscrizione viene registrata solo se arriva la ricevuta del pagamento del totale. Minor complessità gestionale tra preiscrizioni e iscrizioni e disincentivo alla rinuncia.
Diritto di recesso fino a 7 giorni dall'evento.

[Federico]

Sono daccordo.
Vitto e alloggio peró, Seghettina a parte, non possiamo farli pagare prima dato che si tratta di strutture con gestione.

[Duccio]

Le preiscrizioni hanno un senso perchè servono a verificare che ci sia il numero minimo di partecipanti. Se facciamo versare i soldi in quell'occasione e poi non si raggiunge il numero bisogna fare di nuovo i bonifici per le quote versate, con tempo e costi.
In realtà la preiscrizione la fanno in pochi, per cui forse potrebbe essere eliminata.
Per me basta rispettare le regole del versamento del "contributo organizzativo" al momento dell'iscrizione senza dare la possibilità del pagamento a mano.

Per il campo alla Seghettina le cose sono diverse, in virtù del fatto che c'è da anticipare diversi soldi per la spesa.

Ma in ogni caso ogni campo è diverso; ad esempio alcune strutture non hanno problemi di disponibilità e non chiedono una caparra per la preotazione, altre invece si e vanno prenotate per tempo (ad esempio Selleries)

[pigrofalco]

Le preiscrizioni hanno un senso perchè servono a verificare che ci sia il numero minimo di partecipanti. Se facciamo versare i soldi in quell'occasione e poi non si raggiunge il numero bisogna fare di nuovo i bonifici per le quote versate, con tempo e costi.

I bonifici on line a me costano zero da anni con Banca Sella e credo che molte banche offrano oggi questo servizio a costo zero. Credo inoltre che dedicando alla promozione del campo lo stesso tempo che oggi dedichiamo a registrare le preiscrizioni il rischio di non avere il minimo dei partecipanti sia basso.

Per il campo alla Seghettina le cose sono diverse, in virtù del fatto che c'è da anticipare diversi soldi per la spesa.

Se facciamo pagare interamente il totale dei costi al momento dell'iscrizione si può far pagare anche la quota pro-capite di spesa. Dopo anni è plausibile che abbiamo un menù di qualità e allo stesso tempo abbastanza standardizzato, per cui il costo procapite una volta noto il numero dei paganti è facilmente calcolabile. In questo caso ci sarebbe tutto il tempo per fare un bonifico on line all'organizzatore con i soldi dei partecipanti, senza che costui debba anticipare 500€ di spesa !

Ma in ogni caso ogni campo è diverso; ad esempio alcune strutture non hanno problemi di disponibilità e non chiedono una caparra per la preotazione, altre invece si e vanno prenotate per tempo (ad esempio Selleries)

Vitto e alloggio peró, Seghettina a parte, non possiamo farli pagare prima dato che si tratta di strutture con gestione.

Come sopra, pagamento del totale del pacchetto al momento dell'iscrizione e conseguente serena prenotazione della struttura, sempre con recesso di 7 giorni. I punti a mio avviso sono due, offrire un pacchetto completo all'utente evitandogli poi di dover fare la coda per pagare la struttura alla Daniela di turno e standardizzare quanto più possibile la gestione organizzativa dei campi, lasciando diversificazione e personalizzazione ad esempio alla presentazione didattica, e non il viceversa.

[pigrofalco]

Aggiungo che valuterei con attenzione l'ipotesi del pagamento diretto sul sito con carta di credito/pay pal, anche nella prospettiva del "Merchandising" di cui parliamo da un pò di tempo.

[Federico]

Aggiungo che valuterei con attenzione l'ipotesi del pagamento diretto sul sito con carta di credito/pay pal, anche nella prospettiva del "Merchandising" di cui parliamo da un pò di tempo.

Sto già analizzando la cosa (paypal) e mi pare fattibile, questo per pagamenti di iscrizioni e campi, nonchè donazioni.
Per quanto riguarda la vendita di oggetti, non ho idea se da statuto possiamo farlo o meno (siamo non-profit)...probabilmente basta far passare la cosa come donazione (dona 25 euri e riceverai in omaggio la maglietta, ecc)