Canislupus Italia Forum

Apro il topic per discutere su come gestire gli account di posta dell'associazione, precisamente quelli associati al dominio canislupus.it

A breve inserirò la lista di quelli attualmente attivi, in modo da poter fare il punto su quelli che servono, non servono, chi li consulta, chi li dovrà consultare e come, ecc

Qesta è la lista deggli account attualmente configurati, con relative persone che li gestiscono:

• berzi@canislupus.it - Duccio
• campi@canislupus.it - Duccio
• facebook@canislupus.it - Account tecnico (utente facebook)
• federico@canislupus.it - Federico, per ora mai utilizzata
• forum@canislupus.it - Account tecnico
• info@canislupus.it - Boh
• iscrizioni@canislupus.it - Boh
• staff@canislupus.it - Amministratori + moderatori forum (Duccio, Alessio, Luca, Federico, Daniele, Franco)
• webmaster@canislupus.it - Federico

Ricordo che sul dominio è attivo il servizio email illimitate, cioè ne possiamo creare quante ne vogliamo.

Vi espongo il mio pensiero.

Per me ogni ruolo formale dell'associazione deve avere il proprio account di posta, dato che le cariche possono cambiare nel tempo.
Quindi, ad esempio, quando io scrivo a segretario@canislupus.it sono sicuro che la mail la leggerà l'attuale segretario in carica.

Per quanto riguarda campi, iscrizioni, ecc....ecco la mia idea per non creare caos e confusione per gli utenti:
le email rimangono attive e sul sito implementiamo un form per l'invio dei messaggi.
Esempio: l'utente x vuole iscriversi all'associazione, va sulla relativa pagina del sito "Iscrizioni/Diventa Socio/quella che è", compila il relativo form con tutti i dati ed invia il modulo, senza preoccuparsi a chi inviare.
Il form "Iscrizioni" naturalmente sarà configurato per spedire la mail a iscrizioni@canislupus.it, che verrà letta dal relativo responsabile.
Stessa cosa per campi@canislupus.it, ecc

Questo ha un duplice vantaggio, non solo l'utente non sbaglia indirizzo al quale spedire ma in questo modo abbiamo subito tutti i dati che ci servono per gestire l'iscrizione all'associazione o al campo.

Naturalmente questi indirizzi non verranno più pubblicizzati, ne sul sito ne altrove, ma rimarranno attivi e lavoreranno "dietro al form".
Eventuali messaggi che arrivano senza essere passati dal form non vengono presi in considerazione ma si invitano gli utenti che li hanno spediti ad utilizzare il relativo form.

per me va bene così

Duccio ha scritto:per me va bene così

Perdonami
Così com'è adesso o così come ho descritto?

Naturalmente se ne discute, si vota e si approva....

come hai scritto nella mail

Federico ha scritto: Vi espongo il mio pensiero. ...

Mi sembra tutto ragionevole ... e ragionato.
Unico dubbio per questo passaggio.

Federico ha scritto: ..... Il form "Iscrizioni" naturalmente sarà configurato per spedire la mail a iscrizioni@canislupus.it, che verrà letta dal relativo responsabile.
Stessa cosa per campi@canislupus.it, ecc.

D'accordo per le iscrizioni, .... ma per i campi riterrei importante inserire (per ciascun campo, oltre alla mail del "supervisore" o dello staff) anche l'indirizzo mail del responsabile logistico.

L.

Luciano ha scritto:
D'accordo per le iscrizioni, .... ma per i campi riterrei importante inserire (per ciascun campo, oltre alla mail del "supervisore" o dello staff) anche l'indirizzo mail del responsabile logistico.

Le caselle sono configurabili in modo da inoltrare automaticamente a quanti indirizzi vogliamo, in modo che anche altri siano aggiornati.
Pro: piú persone sono a conoscenza delle pre-iscrizioni, iscrizioni, ecc
Contro: c'é il rischio che piú persone si sovrappongano nelle risposte, ecc

I vari "contro" sono gestibili stabilendo delle regole ben precise, di questo se ne puó parlare nel topic sul responsabile...gli argomenti sono comunque correlati dato che per me i singoli campi dovrebbero avere il loro indirizzo email.

Ribadisco anche il concetto che ogni carica o ruolo formale nell'associazione per me deve avere la propria email di dominio e che questa debba essere utilizzata al posto di quella personale per le finalitá dell'associazione.

Le mail secondo me sono semplicemente troppe, l'esempio qui sotto dell'associazione di Gibbo "A passeggio nel bosco" (APB) è indicativo: hanno più scritti di noi, organizzano almeno il nostro stesso numero di eventi e hanno UNA SOLA MAIL (almeno di quelle visibili, noi ad oggi visibili ne abbiamouna decina !!!!) che rimanda direttamente al form gmail !!!!!

pigrofalco ha scritto:...noi ad oggi visibili ne abbiamouna decina !!!!

Non esagerare, quelle "visibili", cioè pubblicizzate sul sito sono 5:

Per contattare lo staff: staff@canislupus.it
Per comunicazioni e problemi tecnici su sito e forum: webmaster@canislupus.it
Per comunicazioni generiche: info@canislupus.it
Per comunicazioni su campi e viaggi: campi@canislupus.it
Per comunicazioni su iscrizioni: iscrizioni@canislupus.it

Che APB gestisca una sola mail non significa che sia la soluzione migliore, comunque si saranno sicuramente organizzati su chi deve leggere tale account e come "smistare" la posta a chi di dovere, non si può leggere la solita casella in 15. L'indirizzo è apb.soci@email.it, quel ".soci" mi lascia pensare che di indirizzi ne abbiano probabilmente anche per altri scopi.

Noi potremmo innanzitutto eliminare o staff o info e lasciarne una sola fra le due (sarei per tenere info).
Campi e iscrizioni da gestire con il form, così abbiamo la posta già smistata per settore.

Niente vieta di utilizzare info, sempre da form, anche per campi ed iscrizioni, basta mettere nell'oggetto qualcosa che identifica e che possa essere automatizzato, tipo [CAMPI], [ISCRIZIONI], ecc ma è più macchinoso da gestire.